Themen können über die Statusvertretungen in die Vorstandssitzungen bis zu zwei Wochen vor der Sitzung eingebracht werden. Einladungen mit TOPs werden zwei Wochen vorher verschickt. Förderanträge müssen mind. 2 Wochen vorher über die Koordination (siehe Kevin Onland) inkl. Begründung, Kostenvoranschlag bzw. detailierte Kostenaufstellung und Programm eingereicht werden. Die Vorstandssitzungen enthalten Berichte, Themenpunkte und Verschiedenes, die für alle SFB Mitglieder öffentlich sind. Personenbezogene Anträge und Finanzen sind nicht öffentlich und werden nach dem öffentlichen Teil besprochen. Webex-Links für Online-Teilnahmen werden am vorherigen Freitag verschickt. Teilnahme vor Ort ist möglich. Digitale Protokolle des öffentlichen Teils werden über das Intranet/sciebo zur Verfügung gestellt.